
3 pravidlá pre plánovanie stužkovej: Zvládnite to bez stresu!
Stužková predstavuje významný medzník v živote každého študenta. Symbolizuje ukončenie dôležitej životnej etapy a zároveň vstup do dospelosti. Ide o udalosť, ktorá zostáva v pamäti na celý život. Aby však zanechala pozitívne dojmy, vyžaduje si precízne plánovanie a organizáciu. Riadiť by ste sa mali podľa týchto pravidiel.
Vytvorte tím pre bezchybnú organizáciu
Aby sa z plánovania nestal neriadený chaos, vytvorte plesový výbor, ktorý bude na všetko dohliadať. Mal by pozostávať zo zodpovedných ľudí s rôznorodými schopnosťami. Od tých, ktorí sa orientujú vo svete čísel a financií, cez kreatívcov, ktorí sa postarajú o dekorácie, až po tých, ktorí zabezpečia technické a organizačné detaily (napr. tlačoviny ako pozvánky či maturitné oznamká).
Jasné rozdelenie úloh pomáha predísť zmätku a zabezpečiť, že všetko prebehne hladko. Každý člen má svoju zodpovednosť, no zároveň je dôležité spolupracovať, aby sa všetky činnosti dokončili načas a stužková sa stala nezabudnuteľnou udalosťou.
Majte prehľad o nákladoch
Začnite tým, že si spočítate všetky očakávané náklady na stužkovú od A po Z. Prenájom sály, catering, výzdoba, šerpy, stužky, hudba, technika (ozvučenie, osvetlenie), DJ, fotograf a ďalšie služby. Myslite aj na rezervu pre nepredvídané výdavky. Súčasne si stanovte aj odhad príjmov, aby ste vedeli, či budete koniec koncov v strate alebo zisku. Pomôcť vám môže aj skúsený organizačný tím profesionálov, napríklad MyProm, ktorý môže byť zároveň vaším sponzorom. Uľahčí vám organizáciu a udrží rozpočet pod kontrolou.
Čím skôr, tým lepšie
Počas plesovej sezóny sa termíny rýchlo míňajú, preto je potrebné rezervovať si sálu čo najskôr. Už v začiatkoch teda musíte vedieť, koľko hostí plánujete pozvať (rodičia, partneri či učiteľský zbor) a vyberajte priestory, ktoré ich dokážu pojať, vrátane miesta na sedenie, tanečného parketu, bufetových stolov či pódia.
Rozhodnite sa, či chcete „all-in-one” priestor s personálom a technickým vybavením ako napríklad hotel alebo kultúrne centrum, alebo radšej lacnejšiu alternatívu, ako je obecná sála, ktorú si vybavíte po svojom (zabezpečíte si externú službu pre catering, výzdobu, techniku a podobne). Porovnajte možnosti, vrátane dostupných termínov a cien.
Pravidlo „čím skôr, tým lepšie” platí aj pre ďalšie služby – dopyt po kvalitnom DJ, fotografovi či kameramanovi bude v období plesov a stužkových slávností veľký, zabezpečte si preto toho svojho čo najskôr.